Strona głównaO firmiePrzykłady wdrożeńWydawnictwo Bauer

Wydawnictwo Bauer

Klient

Wydawnictwo Bauer działa w Polsce od 1991 roku i jest największym w Polsce wydawcą czasopism. Wydaje 36 tytułów w segmentach: kobiecym (luksusowym, poradnikowym i rozrywkowym), młodzieżowym, telewizyjnym, komputerowym oraz motoryzacyjnym. Wydaje także 20 tytułów krzyżówkowych. Dociera do około 16 milionów czytelników w Polsce. Blisko 53% Polaków czyta przynajmniej jeden tytuł Wydawnictwa. Należy do niego 6 spośród 10 najlepiej sprzedających się tytułów w Polsce (m.in. „Tele Tydzień”, „Życie na Gorąco”, „Show”, „To&Owo”, „Kobieta i Życie” i „Twój Styl”).

Specyfikacja produkcji

Wydawnictwo Bauer specjalizuje się w wydawaniu magazynów, głównie wysokonakładowych tygodników, dwutygodników i miesięczników. Redakcje zlokalizowane są w dwóch miastach: Warszawie i Wrocławiu. Główna siedziba wydawnictwa, jak i dział reklamy, znajdują się w Warszawie, tutaj też przygotowywana jest większość treści. Grupa Bauer Media w Polsce dysponuje dwiema własnymi drukarniami wklęsłodrukowymi o dużej wydajności: w Ciechanowie i w Wykrotach. Współpracuje również z 6 innymi dużymi drukarniami zewnętrznymi pracującymi w technologiach offsetowych. Obok tytułów prasowych, zakłady Bauera drukują także broszury, ulotki reklamowe, katalogi, wkładki do magazynów, zarówno dla Grupy Bauer, jak i klientów zewnętrznych.

Wstęp

Wydawnictwo Bauer używało wiele systemów renomowanych firm do wspomagania produkcji i zarządzania stronami w redakcjach. Bauer był i jest pionierem w wykorzystywaniu najnowszych i innowacyjnych technologii pre-press. Jako pierwszy w Polsce stosował rozwiązania automatyzujące proces i weryfikacje plików do druku. Był pionierem w zastosowaniu druku elektrofotograficznego (laserowego), jako proofer. Podjął się, jako pierwszy testów soft proofingu oraz oprogramowania PuzzleFlow w wersji beta do celów produkcyjnych. Różnorodność (wielość) rozwiązań różnych producentów i dostawców zmusiło wydawnictwo do samodzielnego napisania oprogramowania do zarządzania stronami i określania ich statusów wysyłki do drukarni. System taki został napisany przez dział IT wydawnictwa i był używany z powodzeniem przez wiele lat. Rosnące wymagania redakcji i drukarń (nie tylko własnych), procesy ograniczania kosztów pre-press, przy jednoczesnej chęci wykorzystania własnych doświadczeń i posiadanej wiedzy, sprowokowały decyzję o podjęciu współpracy przy napisaniu całkowicie nowego oprogramowania „Publisher” przez firmę PuzzleFlow w Krakowie.

Główne cele systemu wydawniczego „Publisher”, jakie zostały postawione to:

  1. Jeden spójny system ze wszystkimi funkcjonalnościami dla wydawnictwa oraz drukarń.
    • Wizualizacja planu stron wydania/mutacje połączona ze statusami produkcji i wysyłki.
    • Ustandaryzowany szpigiel z rezerwacją reklam oraz ich montaż z materiałem redakcyjnym.
    • Akceptacja stron oraz wydań połączona z systemem powiadomień e-mail.
    • Podgląd stron z możliwością pracy w trybie soft proofingu.
    • Wirtualny zeszyt w 3D.
  2. Centralny system zarządzania i administracji.
  3. Rozbudowana struktura uprawnień dla użytkowników.
  4. Interface użytkownika oparty na przeglądarce internetowej www.
  5. Otwartość systemu na systemy CRM i ERP.
  6. Szybki i skuteczny suport

Problemy i wyzwania

Jeden z głównych problemów do rozwiązania był związany z weryfikacją dokumentów w formacie PDF pod względem zgodności z parametrami produkcyjnymi. Występowały sytuacje, kiedy nie dostarczano na czas, dostarczano błędne wersje lub niepoprawnie przygotowane dokumenty do drukarń. Konieczne było skupienie się na bazie danych, umożliwiającej wzajemne powiązanie informacji produkcyjnych i dokumentów PDF wraz z niezawodnym systemem transmisji dokumentów do drukarń współpracujących z Wydawnictwem. W celu pełnego kontrolowania tego procesu, stworzony został projekt „Publisher”. System łączy doświadczenia nabyte podczas implementacji PuzzleFlow w wydawnictwach z know-how działu produkcji Wydawnictwa Bauer. Głównym założeniem była możliwość śledzenia procesu dostarczenia pliku, od momentu jego eksportu z programu graficznego, aż do momentu potwierdzonego dostarczenia dokumentu strony do drukarni.

Sporym wyzwaniem realizacyjnym okazał się również system planowania szpigla. Ujednolicenie sposobu jego planowania w obrębie całego wydawnictwa, umożliwiało śledzenie odpowiedzialności za materiał, jak również postępu dostarczania kolejnych stron redakcyjnych. Montaż reklam, który dotychczas był procesem wykonywalnym manualnie, został w całości zautomatyzowany. Obecnie redakcja, planując wydanie, dysponuje informacjami o reklamach, zakontraktowanych dla danego numeru. Daje to możliwość uwzględnienia reklam w szpiglu i rezerwacji dla nich powierzchni. System kontrolując rezerwacje tworzone przez redakcje umożliwia przygotowanie materiału redakcyjnego nawet bez materiału reklamowego.

Równolegle z decyzją o zmianie systemu konwersji, którego centralnym elementem miał stać się „Publisher”, podjęto decyzję o migracji aktualnego systemu zarządzania ERP do systemu SAP. Nowy system konwersji i planowania miał sprostać podwójnemu zadaniu – na czas migracji do SAP musiał komunikować się z istniejącym rozwiązaniem, jednocześnie pozostając otwarty na przyszłą integrację z finalnym rozwiązaniem opartym na SAP. W takiej sytuacji kluczowym okazało się stworzenie odpowiedniego API, umożliwiającego zmianę sposobu komunikacji, wraz ze zmianą systemu ERP. Finalne rozwiązanie wspiera model, w którym nadrzędnym systemem jest SAP, natomiast „Publisher” otrzymuje od niego niezbędne informacje, konieczne do zaplanowania kolejnych wydań i akwizycji materiału.
 
Wydawnictwo Bauer dysponuje własnymi drukarniami pracującym w technologii rotograwiurowej (wklęsłodruk). W przypadku wielu publikacji, część zleceń realizowana jest również przez zewnętrzne drukarnie offsetowe. Mamy tutaj do czynienia z drukiem mieszanym, gdzie okładki lub wkładki produkuje się w technologii offsetowej, podczas gdy pozostała część czasopisma drukowana jest w technologii rotograwiurowej. Przy takim rozwiązaniu kluczowym jest opanowanie całego procesu przygotowania pliku tak, by pomimo zastosowania różnych technologii reprodukcji, jakość obu produktów, zwłaszcza w kwestiach reprodukcji barw, była porównywalna, a czytelnik nie zauważał różnicy. Kwestie związane z kalibracją urządzeń i standaryzacją hardware, miały kluczowe znaczenie dla stacji soft proofingowych, w których przewidziano korzystanie z narzędzi do soft proofingu. Zastosowanie soft proofingu w redakcjach i w drukarniach znacząco ograniczyło, a w wielu przypadkach całkowicie wyeliminowało klasyczne wydruki próbne [hard proofing].

Rozwiązanie

System PuzzleFlow „Publisher” został dostarczany w kilku etapach, odpowiadających rosnącym potrzebom wydawnictwa w zakresie centralizacji produkcji. Wstępne prace, realizowane przed rokiem 2010, zakładały wykorzystanie zakupionych wcześniej przez Klienta licencji automatycznego systemu obiegu prac „PuzzleFlow Workflow”, do wdrożenia systemu konwersji i weryfikacji plików PDF, w procesie produkcji. Na tym etapie powstało również narzędzie do interpretacji i rastrowania stron, będące jednocześnie podstawą dostarczania materiału do procesu przygotowalni wklęsłodrukowej, jak również zalążkiem systemu soft proofingu.

Pierwszy etap – wdrożenia nowego systemu, opartego o budowany wraz z Wydawnictwem System „PuzzleFlow Publisher”, to zastąpienie wielu ścieżek konwersji, jednym, centralnym systemem, parametryzowanym w zależności od docelowej lokalizacji drukarni. W procesie wykorzystano narzędzia do zarządzania kolorem oraz moduły odpowiedzialne za weryfikację wstępną i optymalizację plików PDF. Jednym z podstawowych wymagań było wdrożenie w ścieżce technologicznej rozwiązania do trappingu. Na tym etapie wdrożony został także nowy interfejs, umożliwiający współpracę pomiędzy redakcją a drukarnią. Prezentował on zunifikowany sposób podgląd wszystkich stron tytułu, będący zalążkiem systemu szpigla.

Etap drugi – rozwoju systemu, wprowadzał element pracy zespołowej – system notyfikacji. Dodano także zarządzanie uprawnieniami użytkowników na poziomie poszczególnych tytułów i wydań.

Trzeci etap – związany był z dostarczeniem systemu planowania elektronicznego szpigla, operowaniu na materiale reklamowym (system rezerwacji powierzchni) oraz mutacji i regionalizacji stron. Na tym etapie system rozbudowano o mechanizm równoważenia obciążenia pomiędzy serwerami produkcyjnymi oraz integrację z systemem ERP.

Pracę nad systemem kontynuowano po wdrożeniu do produkcji. Głównymi narzędziami dostarczonymi po zakończeniu pierwotnego projektu, były dwa kluczowe podsystemy: montażu reklam oraz soft proofingu. Wraz z systemem soft proofingu wprowadzono możliwość bezpośredniej komunikacji pomiędzy uczestnikami procesu akceptacji, jako narzędzie pracy zespołowej.

Obecne rozwiązanie pracuje w oparciu o infrastrukturę IT Wydawnictwa, w systemie o pełnej redundancji funkcjonalności, na kilku serwerach produkcyjnych. Zainstalowany system zapewnia zapas wydajności w przetwarzaniu do setek tysięcy stron rocznie, produkowanych codziennie przez redakcje i klientów zewnętrznych.

Zalety rozwiązania

  1. Centralny system przetwarzania i przygotowania dokumentów PDF – wspiera weryfikację i optymalizację dokumentów PDF, zarządzanie kolorem, wykonywanie nadlewek i podlewek (trapping) oraz system interpretacji i rastrowania stron (RIP).
  2. System Planowania – umożliwia zarówno planowanie bieżącej produkcji (kolejne wydania pism, wydania specjalne), jak i planowanie w obrębie danego wydania, z uwzględnieniem pozycji artykułów i reklam.
  3. Zarządzanie zespołami redakcyjnymi oraz współpraca przy tworzeniu materiału – dzięki zastosowaniu elastycznych uprawnień, możliwe jest sterowanie dostępem do zasobów na wielu poziomach – od redakcji do drukarni, z jasną definicją odpowiedzialności i akceptu.
  4. Soft proofing eliminuje konieczność używania wydruków próbnych, dzięki czemu możliwe jest akceptowanie finalnego materiału z uwzględnieniem parametrów zastosowanej technologii na każdym stanowisku komputerowym wyposażonym wysokiej klasy monitor przeznaczony do zastosowań graficznych.
  5. Wsparcie dla procesu montażu reklam – umożliwia odrębne dostarczenie i konwersję materiału reklamowego i materiału redakcyjnego, niezależne planowanie obu elementów, a także ostateczną weryfikację obu elementów na podglądzie soft proofing.
  6. Integracja z ERP – jest niezbędnym uzupełnieniem systemu planowania, umożliwiając bezpośrednie pobieranie danych produkcyjnych, dotyczących publikowanych pism z nadrzędnego systemu biznesowego.

Korzyści z wdrożenia

  1. Pewność zastosowania jednorodnej technologii w całym procesie produkcyjnym – eliminuje powstawanie błędów wynikających z niekompatybilności systemów. Jeden dostawca gwarantuje także najwyższy poziom wsparcia technicznego dla własnych narzędzi oraz uniknięcie kosztów integracji. Ma to wydatne przełożenie na cenę produktu końcowego w porównaniu do konkurencji.
  2. Gwarancja jakości produktu poligraficznego – zastosowanie szeregu procesów obróbki PDFów, w procesie przygotowania plików daje pewność odpowiedniej jakości produktu drukowanego, mimo zastosowania różnych technologii druku.
  3. Redukcja ilości błędów związanych z pomyłkami przy dostarczaniu materiału redakcyjnego i reklamowego. System weryfikacji wstępnej (preflight) pozwala uniknąć krytycznych błędów technologicznych, nienaprawialnych w procesie konwersji oraz logicznych, na przykład błędne przypisanie stron lub ich rozmiary.
  4. Obniżenie kosztów poprzez zastosowanie soft proofingu – redukcja ilości wydruków próbnych o około 70-80% po wdrożeniu systemu.
  5. Redukcja czasu potrzebnego na montowanie reklam.

Opinia/Referencje klienta

System wydawniczy „Publisher” ze wszystkimi swoimi możliwościami jest jedynym znanym nam zintegrowanym systemem wspomagającym procesy wydawniczo-produkcyjne zarówno dla wydawnictw jak i drukarń.

Zastosowanie tego systemu wpłynęło znaczącą na poprawę jakości PDFów wysyłanych do druku, pozwoliło w dużym stopniu zredukować koszty, oraz perfekcyjnie wręcz dotrzymywać wszystkich terminów zwłaszcza terminów wysyłki do druku.

System oprócz zarządzania szpiglem i wysyłką , posiada dwa bardzo ważne moduły. Jeden to automatyczny montaż reklam, który całkowicie wyeliminował pomyłki wynikające z umiejscowienia reklam na stronie, drugi to profesjonalny soft proofing dzięki któremu oczywiście po spełnieniu określonych warunków można akceptować  kolory na odległość.

Wszystkie te zalety pozwoliły bardzo znacznie ograniczyć koszty oraz przyspieszyć cały proces a wysoka jakość supportu i jego skuteczność pozwala na spokojne i bezpieczne przeprowadzenie całego procesu wydawniczego od szpigla do druku. 

Dział Produkcji Wydawnictwa Bauer