Strona głównaZastosowaniaDrukarnie czasopism

Drukarnie czasopism

Specyfika produkcji

Czasopismo inaczej periodyk czy wydawnictwo ciągłe. Ukazuje się on najczęściej w określonych terminach, pod tym samym tytułem, z ciągłą numeracją. Zawiera ustaloną szatę graficzną, najczęściej stałą objętość i format. Zawartość to artykuły o ustalonej tematyce od wielu autorów, jednak mogą się różnić wersjami językowymi, mutacjami regionalnymi.

Podłoża jakie wykorzystywane są do druku czasopism to papier offsetowy, kreda, które zadrukowywane są technikami druku wypukłego, offsetowego oraz wklęsłodrukowego. W celu wzbogacenia i urozmaicenia wyglądu stosuje się najróżniejsze uszlachetnienia.

Problemy i wyzwania

Na rynku czasopism jest ogromna konkurencja, aby wybić się ze swoim tytułem potrzebna jest interesująca i ciekawa treść ale także estetyczny i przyciągający uwagę wygląd. Ponadto duży obszar czasopism obejmują reklamy. Niektóre stanowią główne źródło utrzymania tytułu. W celu utrzymania reklamodawców niezwykle istotne jest dobre zgranie procesów wydawniczych i produkcyjnych zapewniających terminowe wydanie czasopisma.

Wydanie czasopisma to złożony proces obejmujący zarówno przygotowanie merytoryczne jak i techniczne. W związku z jego złożonością mało jest przedsiębiorstw, które realizują wszystkie etapy procesów wydawniczych i technologicznych. Często przygotowanie merytoryczne, produkcyjne czy procesy wykończeniowe wykonywane są przed odrębne przedsiębiorstwa bądź zlecanie kooperantom. Zintegrowanie i zgranie w czasie wszystkich procesów stanowi niezwykłe wyzwanie dla osób zaangażowanych w całe przedsięwzięcie wydawnicze.

Rozwiązanie

Rozwiązania proponowane przez firmę INFOSYSTEMS obejmują cały proces wydawniczy od przygotowania i planowania wydania przez weryfikację i standaryzację plików PDF (PDF/X) oraz systemem dystrybucji dokumentów do dostarczenia materiału do drukarni i obsługę procesów technologicznych.

PuzzleFlow Publisher (System obsługi wydawniczej), PrintManager (CRM - moduł zarządzania kontaktami z klientem, PLM - techniczne przygotowanie produkcji, PP - planowanie, JA - moduł rejestracji czasu pracu, WMS - magazyn, SA - sprzedaż, BI - analizy strategiczne) + WebClient - moduł obsługi procesów zamówienia oraz magazynowania poprzez stronę www.

Publisher zawiera kompletny zestaw narzędzi PuzzleFlow oraz zaprojektowany specjalnie z myślą o specyfice przygotowalni wydawniczej system obiegu dokumentów PDF. System ułatwia pracę w zespołach edytorskich, upraszcza i weryfikuje pracę grafików. Dostarczenie dokumentów do centralnego systemu jest łatwe i umożliwia wykrycie pomyłek na wczesnym etapie. Każdy użytkownik może skupić się na własnych zadaniach, mając jednocześnie podgląd postępu prac nad całością wydania. Dzięki opcjom planowania, aktywnego szpigla oraz akceptacji stronic z podglądem oraz możliwością wymiany komentarzy system daje unikalną możliwość współpracy w ramach redakcji oraz całego wydawnictwa, integrując poszczególne działy i klientów zewnętrznych.

Z punktu widzenia redaktora naczelnego lub kierownika produkcji Publisher umożliwia kontrolę całego procesu. Uwzględnia kluczowe zagadnienia, takie jak: terminowość dostarczenia stronic i reklam do publikacji, notyfikację o przekroczeniu lub zbliżaniu się terminów wysyłki, kompletność materiałów, prawidłowe wyniki konwersji plików oraz pewność dostarczenia nieuszkodzonych plików do drukarni.

System wspiera zaawansowany model uprawnień, umożliwiający jednoczesne publikowanie, kontrolę i dostarczanie w całym wydawnictwie, z uwzględnieniem poufności danych krytycznych dla biznesu.

System PrintManager to modułowy system wspierający zarządzanie przedsiębiorstwem poligraficznym. System pozwala rejestrować wszelkie istotne z punktu widzenia skuteczności działania istotne informacje, przetwarzać je, udostępniać uprawnionym osobom. System wspiera realizacje procesów w przedsiębiorstwie i pomaga zachować wymagalne procedury porządkując i standaryzując sposób pracy wszystkich użytkowników. Konfiguracja systemu jest na tyle elastyczna, że pozwala uwzględnić i zamodelować w systemie nie tylko procesy produkcyjne, lecz także realizację projektów graficznych, działania marketingowe, procesy reklamacyjne czy dowolne inne procesy o ustalonej ścieżce postępowania - np. związane z realizacją procedur systemów jakości obowiązujących w firmie.

Z punktu widzenia pracowników drukarni wdrożenie systemu PrintManager poprawia organizację pracy, usprawnia przepływ informacji, automatyzuje wykonywanie powtarzalnych czynności. Z punktu widzenia zarządu wdrożenie gwarantuje zachowanie wybranych procedur, zapewnia trwałość informacji w przedsiębiorstwie, zwiększa kontrolę nad działaniami pracowników, daje dostęp do wskaźników informujących o skuteczności prowadzonych działań.

Wsparcie podstawowych obszarów działalności przedsiębiorstwa

Wsparcie procesów wydawniczych, Obsługa klienta, Sprzedaż, Finanse oraz  Magazyn to podstawowe obszary działalności przedsiębiorstwa. Realizowane są one przez Publisher i systemie PrintManager z wykorzystaniem modułów ContactManager, ProductManager, Sales,  WarehouseManager.

Publisher zawiera kompletny zestaw narzędzi PuzzleFlow oraz zaprojektowany specjalnie z myślą o specyfice przygotowalni wydawniczej system obiegu dokumentów PDF. System ułatwia pracę w zespołach edytorskich, upraszcza i weryfikuje pracę grafików. Dostarczenie dokumentów do centralnego systemu jest łatwe i umożliwia wykrycie pomyłek na wczesnym etapie. Każdy użytkownik może skupić się na własnych zadaniach, mając jednocześnie podgląd postępu prac nad całością wydania. Dzięki opcjom planowania, aktywnego szpigla oraz akceptacji stronic z podglądem oraz możliwością wymiany komentarzy system daje unikalną możliwość współpracy w ramach redakcji oraz całego wydawnictwa, integrując poszczególne działy i klientów zewnętrznych.

ContactManager jest modułem klasy CRM (ang. Customer Relationship Management) służącym do zbierania informacji o klientach, zarządzaniem dokumentami oraz organizowaniem pracy w formie projektów. Może być wykorzystany do modelowania i kontroli dowolnych procesów realizowanych w firmie, wymuszając na użytkownikach zachowanie wyznaczonych ścieżek postępowania. Moduł ContactManager zawiera również komplet funkcji systemu DMS (Document Management System - Systemu Zarządzania Dokumentacją): pozwala rejestrować powstające w firmie dokumenty, śledzić zachodzące w nich zmiany, kontrolować wersje dokumentów.

Za obsługę sprzedaży w systemie PrintManager odpowiedzialny jest moduł SalesAssistant. Moduł ten pozwala na rejestrowanie dokumentów sprzedażowych powiązanych ze zleceniami produkcyjnymi dla klientów. Dzięki integracji systemu, większość danych przechodzi z innych modułów, dzięki czemu praca z modułem SA jest maksymalnie uproszczona. Moduł pozwala również na rejestrowanie faktur zakupowych oraz rozliczanie faktur. Ważną cechą modułu SA jest przy tym otwartość na integrację z wieloma popularnymi systemami Finansowo-Księgowymi, co dodatkowo usprawnia przepływ informacji w firmie i automatyzuje realizowane procesy.

Magazyn obsługiwany jest z wykorzystaniem modułu WarehouseManager. Moduł ten kompleksowo obsługuje zarządzenie wieloma magazynami zarówno fizycznymi jak i logicznymi. System ma możliwość obsługi wielu firm, a liczba obsługiwanych dokumentów magazynowych w 100% pokrywa zakres działalności magazynu w każdej drukarni. Magazyn daje możliwość pełnej identyfikację wyrobów, w tym identyfikację zleceń (partii produkcyjnych), z których dostępny na magazynie wyrób pochodzi.

Techniczne przygotowanie produkcji 

Do opisu technologii produkcji w systemie PrintManager służy moduł ProductManager. Jest to moduł klasy PLM (ang. Product Lifecycle Management) wspierający użytkownika od momentu tworzenia kalkulacji ofertowej poprzez automatyczne generowanie ofert, składanie zamówień, aż po wygenerowanie zleceń produkcyjnych. Technologia produkcji jest już wstępnie określona na etapie kalkulacji i na tym etapie są szacowane koszty produkcji. Po ustaleniu ostatecznej technologii wykonania szacowane koszty produkcji są ponownie przeliczane przed uruchomieniem produkcji, co pozwala wychwycić prace o obniżonej rentowności jeszcze przed ich wykonaniem i odpowiednio wcześnie zareagować. Automatyczne wyliczenie formatu arkusza i kontrola minimalnych i maksymalnych formatów maszyn znacznie zmniejsza ilość popełnianych błędów przez użytkownika.

Planowanie produkcji

Optymalizacja zleceń jest warunkiem koniecznym do tego, aby rentowność produkcji była jak największa. Moduł ProductionPlanner daje możliwość automatycznego planowania całego zlecenia lub ręcznie pojedynczych operacji. Kontrola stanów materiałowych pod zlecenie, a także możliwość ingerencji w technologię za pomocą podziału operacji, zmiany maszyny czy zmiany liczby obsługi daje doskonałe narzędzie do zarządzania produkcją. Planowanie produkcji uwzględniające operacje w kooperacji daje dodatkowe informacje niezbędne do utrzymania terminów ustalonych z klientem.

PrePress

System PrintManager automatyzuje wyliczania zużycia form drukowych, a także umożliwia automatyczne dodanie operacji naświetlania w celu rejestracji zużycia płyt i czasu pracy pod zlecenie w module JobAcquisitor. Uwzględnianie wytrzymałości formy drukowej przy wyliczeniach zużycia i czasu dodatkowych przyrządów maszyny umożliwia kontrolę kosztów przygotowania pracy do druku. Rozwiązanie to pozwala optymalizować procesy prepress dostosowując je do planów produkcyjnych, niezależnie od tego czy narzędzia są wykonywane w drukarni, czy też powstają u podwykonawców. System pozwala również skutecznie rejestrować koszty procesów prepress, niezależnie od sposobu ich realizacji.

Press

Operatorzy druku w module JobAcquisitor mają dostęp do szczegółów technologicznych dotyczących wykonywanych operacji. Moduł ten umożliwia rejestrację pracy w czasie rzeczywistym podczas realizacji zlecenia produkcyjnego, co wpływa na sprawniejszą organizację i kontrolę pracy. Operatorzy maszyn mają także możliwość zgłaszania występujących podczas procesu produkcyjnego błędów oraz przerw w produkcji.

PostPress

Moduł JobAcquisitor umożliwia rejestrację operacji na produkcji przez operatorów zgodnie ze ścieżką technologiczną określona w zleceniu. Moduł umożliwia rejestrację dowolnych parametrów do operacji. Automatyczne wyliczanie czasu trwania operacji w zależności od liczby osób obsługi dostosowuje operację pod daną zmianę produkcyjną.

Wykorzystanie modułu w procesie konfekcji pozwala zweryfikować ilość metrów bieżących zaraportowanych przez drukarzy i wykorzystać ją na przykład do określenia wynagrodzenia w przypadku akordowych systemów wynagrodzeń.

Zarząd

Wszystkie moduły systemu PrintManager na bieżąco zbierają dane na temat pracy poszczególnych pracowników oraz działów, zasilają one cyklicznie centralną hurtownię danych, która oprócz danych z systemu PrintManager może agregować informację z innych rozwiązań informatycznych pracujących w przedsiębiorstwie co pozwala na tworzenie precyzyjnych wielopłaszczyznowych analiz strategicznych. Moduł BI umożliwia precyzyjne rozliczanie i sprawdzanie rentowności zleceń łączących na jednym arkuszu drukowym wiele wyrobów gotowych.

Zalety rozwiązania

Procesy wydawnicze - Publisher 

  • Dzięki systemowi planowania produkcji możliwe jest opanowanie zakresu merytorycznego publikacji oraz przypisanie osób odpowiedzialnych za tworzenie treści i wyglądu graficznego poszczególnych stronic lub bloków
  • Wstępna weryfikacja prac, dzięki której wygenerowany w programie graficznym dokument poddawany jest automatycznie serii testów, wykazujących błędy konwersji materiału lub niezgodność ze specyfikacją techniczną
  • Weryfikacja i korekcja plików, dostosowanie geometrii stron, system zarządzania kolorem z opcją oszczędzania farby, zaawansowane technologicznie zalewkowanie oraz moduł rastrujący z pełnym wsparciem transparencji i naddruku.
  • Sprawna i dogodna Komunikacja i koordynacja pracy w zespole
  • Zastosowanie unikalnej metody pozwalającej na rozdzielną pracę zespołu redakcji i agencji reklamowej
  • Transmisja plików do drukarni może wiązać się z problemem przekazania haseł dostępowych, długich konwencji nazewnictwa i katalogów. W systemie, w którym liczy się każda minuta, a błąd może wiele kosztować trzeba zdać się na informatyzację. Publisher zapewnia, że pliki trafią w odpowiednie miejsce, w dobrej wersji i na czas. Dodatkowo potwierdzona zostanie ich zgodność z oryginałami w systemie
  • Publisher wiernie odwzorowując barwy oraz układ, zarówno na urządzeniach proofujących, jak i na ekranie monitora. Dzięki własnemu silnikowi rastrującemu interpretacja dokumentu i jego odwzorowanie dokładnie oddają to, co znajdzie się na arkuszu drukarskim
  • Publisher dysponuje szerokim spektrum opcji eksportu materiału, w formacie PDF zgodnym z tymi urządzeniami, optymalnym pod względem wielkości, a już wkrótce również w innych formatach cyfrowych

Procesy produkcyjne - PrintManager

  • Wymuszenie zachowania przyjętych procedur i wprowadzanie kompletu istotnych informacji - co jest szczególnie ważne w przypadku produkcji czasopism, gdzie często występuje konieczność przeprowadzenia wielostronnych uzgodnień przed rozpoczęciem produkcji
  • Wszystkie zdarzenia w systemie są przypisane do użytkownika i mają zapisaną datę utworzenia - co pozwala odtworzyć historię dowolnego procesu, zarządzać i kontrolować na bieżąca wieloma równoległymi projektami
  • Opis technologii wykonania w systemie PrintManager może mieć stopniowo narastający poziom szczegółowości - od wstępnego opisu technologii w kalkulacji po szczegółowy opis parametrów pojedynczych operacji w Karcie Technologicznej
  • W systemie istnieje możliwość zamodelowania i kontrolowania dowolnego procesu - od uzgodnienia projektu graficznego po procedury Systemów Jakości takich jak ISO czy GMP
  • Wszystkie dane oraz dokumenty są zapisywane na serwerze, co zwiększa ich bezpieczeństwo - dane gromadzone w jednym miejscu łatwiej jest archiwizować, łatwiej jest również je zabezpieczyć przed dostępem przez osoby niepowołane
  • System PrintManager jest oparty o stabilne, sprawdzone rozwiązania firmy Microsoft dzięki czemu dobrze współpracuje z oprogramowaniem biurowym pakietu Office, a jego zarządzaniem może podjąć się każdy administrator zaznajomiony z rozwiązaniami Microsoft
  • Dzięki architekturze klient-serwer oraz budowie modułowej system jest skalowalny - to znaczy łatwo go dostosować do przedsiębiorstwa o dowolnej wielkości, a rozbudowa systemu nie wymaga wymiany serwera systemu, wystarczy zakup pojedynczych modułów

Korzyści z wdrożenia

  • Możliwość integracji wszystkich procesów wydawniczych i produkcyjnych
  • Redukcja czasu potrzebnego na weryfikację, standaryzację i dostarczanie plików do drukarni poprzez pełną automatyzację procesu od stanowiska DTP do drukarni
  • Standaryzacja procesu przygotowania upraszcza przygotowanie dokumentów stron i reklam, pozwala na skupienie się na treści, a nie aspektach technicznych
  • Scentralizowany system komunikacji pomiędzy zespołami i dostawcami reklam umożliwia wymianę informacji, akceptację i pełne śledzenie procesu przygotowania materiału oraz odpowiedzialności
  • Redukcja kosztów produkcji poligraficznej przy zachowaniu wysokiej jakości poprzez zastosowanie optymalizacji zużycia farby, mechanizmu badania pokrycia tonalnego, narzędzi do cyfrowego generowania zalewek (trapping)
  • Redukcja ilości zużywanego materiału przy proofingu – poprzez optymalizację lub całkowitą eliminację poprzez system soft-proofingu na ekranie kalibrowanych monitorów;
  • System planowania redukuje koszty związane z tworzeniem osobnych standardów planowania dla każdej redakcji i umożliwia śledzenie postępu produkcji oraz bieżącego stanu utrzymując publikację w ryzach czasowych i budżetowych
  • Wprowadzenie skutecznych metod planowania produkcji z uwzględnieniem dostępności materiałów i narzędzi
  • Poprawa przepływu informacji wewnątrz firmy
  • Standaryzacja sposobu pracy i zapisu danych
  • Faktyczne wymuszenie obowiązywania kluczowych procedur